Insider Facility Services sin Personvernerklæring

Personvernerklæring
Ditt personvern er viktig for oss. Personvern omhandler retten til privatliv og retten til å bestemme over egne opplysninger. Insider FS Facility Services AS, videre omtalt som «Insider FS», har utarbeidet en personvernerklæring som forklarer hvilke personopplysninger vi behandler, hvordan de behandles og formålet med behandlingen. Insider FS behandler data som arbeidsgiver og leverandør av tjenester. Ved å samhandle med Insider FS samtykker du til bruk av informasjon om deg, som videre beskrives i denne personvernerklæringen. Insider FS følger Norsk lov og henviser til personopplysningsloven og EUs personvernforordning. Lovverket trer i kraft 1. august 2018.

1. Hvilke personopplysninger behandler vi?
Insider FS behandler personopplysninger som du selv har gitt til oss. Informasjonen har du oppgitt i forbindelse med et ansettelsesforhold, et samarbeid, en kontrakt, et salg, support, eller gjennom applikasjonen «Kontroll Inside Active».

1.1 Kunder
Insider FS må ha mulighet til å komme i kontakt med ditt selskap. Vi vil derfor lagre informasjon om hvem selskapets kontaktperson er, med signatur, telefonnummer og e-post, samt ønsket adresse for utførelse av tjenestene våre. På den måten kan vi sørge for god kommunikasjon med deg i forkant, underveis og etter utført tjeneste.

1.2 Ansatte
Som ansatt i Insider FS oppgir du informasjon til oss i forbindelse med et ansettelsesforhold og søknad til HMS-kort, som er et krav i renholdbransjen. For mer informasjon om HMS-kort se https://www.arbeidstilsynet.no/hms/hms-kort-renhold/. Ansettelsesavtalen inneholder personopplysninger som navn, telefonnummer, e-post, fødselsdato, nasjonalitet, kontonummer og en signatur. Bilde blir brukt til bestilling av HMS-kort. Disse personopplysningene er nødvendig for oss å inneha for å administrere ansettelsesforholdet. Dette gjør at vi kan utbetale deg lønn og kontakte deg med viktig informasjon som angår din jobb.
Som ansatt har du tilgang til din egen ansattprofil via vårt HRM-system. Der finner du informasjonen vi har lagret om deg. ansattprofilen kan du kan selv redigere og du kan legge inn sivilstatus, pårørendeinformasjon, samt andre opplysninger som kan være relevant i ditt ansettelsesforhold. Profilen slettes ved oppsigelse av arbeidsforholdet.

1.3 Jobbsøkere
Dersom du søker jobb hos Insider FS trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).

1.4 Google Analytics
I forbindelse med nettsiden vår tar vi i bruk analyseverktøyet Google Analytics som brukes til å studere trafikk på nettsiden www.Insider FS.no. Informasjonen vi får fra Google Analytics hentes ut for å optimalisere våre tilbud til våre kunder.

1.5 Overføring av personopplysninger til tredjeland
Insider FS overfører ikke personopplysninger til land utenfor EU eller EØS.

2. Hvordan behandler vi personopplysningene dine?
Informasjonen vi mottar fra deg blir behandlet i GDPR-kompatible HRM- og CRM-systemer. Vi benytter oss av «databehandlere» som behandler personinformasjonen din i samsvar med personopplysningsloven og EUs personvernforordning. For å sikre personopplysningene dine har Insider FS inngått en «databehandleravtale» med samtlige databehandlere. Databehandleravtalene er i tråd med Insider FS personvernerklæring.
Informasjons- og påseplikt for oppdragsgivere
I Forskrift om informasjons- og påseplikt § 6 er det bestemt at hovedleverandør/ bestiller av renholdstjenester skal påse at allmenngjøringsforskrifter følges. Våre kunder har plikt til å be om dokumentasjon på at Insider følger bestemmelsene i allmenngjøringsforskriften. I praksis betyr dette at våre kunder kan be om å få innsyn i lønnslippen og ansettelsesavtalen for ansatte som jobber hos dem. Dokumentene anonymiseres før de fremvises kunden, og kunden må signere at de er innforstått med at fremvist info er taushetsbelagt og fremvises kun hensikt for å oppfylle påseplikten.

3. Dine rettigheter
Personvern handler om dine rettigheter. Du har rett til å vite hvilken personinformasjon vi i Insider FS behandler om deg. I personalhåndboken vil du kunne se hvor lenge vi lagrer din data. For våre ansatte viser vi til vår personalhåndbok for en mer detaljert beskrivelse om dine rettigheter.

3.1 Rett til sletting
Insider FS lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å ivareta et ansettelsesforhold eller levere våre tjenester til deg. Vi vil slette dine personopplysninger når vi ikke lenger har et avtale- og kundeforhold med deg, så fremt det ikke er lovpålagt å beholde informasjonen. Dersom Insider FS behandler personopplysninger som er uriktige, eller som vi ikke har rett til å behandle, kan du kreve at de rettes eller slettes. Dette må foreligge innenfor begrensningene fastsatt i personopplysningsloven og EUs personvernforordning.

4. Kontaktinformasjon
Ved spørsmål angående personvernerklæringen kan du kontakte oss på support@insider.no.

5. Endring i personvernet
Insider FS forbeholder seg retten til å endre personvernerklæringen. Vi oppfordrer interesserte til å jevnlig undersøke vår nettside for oppdateringer. Brukerens videre samhandling med Insider FS innebærer aksept av disse endringene.

Opprettet 25.mai 2018
Sist redigert 04.12.2018